Privacyverklaring Departement Buitenlandse Zaken

22/06/2021

1 Doel van deze privacyverklaring

Het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken van de Vlaamse overheid hecht een groot belang aan uw privacy en een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Daarbij respecteren wij steeds de eisen uit de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR) en de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen wij u informeren over het verwerken van uw persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken van de Vlaamse overheid.

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring of over de bescherming van persoonsgegevens door het Departement, kan u steeds contact opnemen via dpo.dkbuza@vlaanderen.be

2 De verwerking van uw persoonsgegevens

2.1 Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt. Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

2.2 Welke gegevens verwerken we?

Het Departement verwerkt uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon. Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen.

2.3 Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. We kunnen uw gegevens ook verkrijgen voor onze taken in het kader van het algemeen belang, of doordat we ze onrechtstreeks verzamelden via publiek beschikbare databanken, websites, andere openbare bronnen. Ook vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.

2.4 Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Als overheidsdienst verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang. Wanneer dit het geval is heeft u extra rechten (zie punt 6: ‘Rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens’). Ook kan de verwerking van de persoonsgegevens gebaseerd zijn op een wettelijk verplichting.

Het is mogelijk dat we gegevens verwerken wanneer de verwerking noodzakelijk is met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

De verwerking van gegevens in uitvoering van niet-publiekrechtelijke taken is mogelijk als u daarvoor expliciet toestemming verleent, als die verwerking voortvloeit uit een contract dat u gesloten heeft of als wij er een gerechtvaardigd belang voor hebben. We vermelden dan uitdrukkelijk op basis waarvan we die gegevens verwerken en welke rechten u heeft (zie ook punt 6: ‘Rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens’).

2.5 Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. We gebruiken deze gegevens ook om onze opdrachten te vervullen in het kader van het algemeen belang dat het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken nastreeft. Deze opdrachten vloeien onder meer voort uit het organisatiebesluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2005. Meer informatie over de bevoegdheden van DKBUZA vindt u hier.

Om onze opdrachten te vervullen in het kader van het algemeen belang organiseren wij ook congressen, recepties, lezingen en andere evenementen. Tijdens zulke evenementen worden er mogelijk foto’s en ander beeldmateriaal verwerkt waarop u herkenbaar bent. Wij verwerken nooit beeldmateriaal waarop u gericht in beeld wordt genomen tenzij u daar zelf mee instemt door vrijwillig te poseren. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt in de algemene communicatie door het Departement over haar activiteiten, zoals op haar website, sociale media en infobrochures.

3 Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Om onze dienstverlening te onderhouden en te verbeteren doen we soms een beroep op derde partijen, zoals ontwikkelaars en IT-dienstverleners. Uw persoonsgegevens kunnen, indien noodzakelijk voor hun dienstverlening, ook aan deze derde-dienstverleners worden overgemaakt of door hen worden geraadpleegd. Met deze derde partijen sluiten wij een overeenkomst om te zorgen dat zij uw persoonsgegevens enkel conform de instructies van het Departement verwerken en daarbij eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteren als wij. Het Departement blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen door derden.

Op vraag van de overheid of om andere wettelijke verplichtingen na te leven, kunnen sommige persoonsgegevens worden doorgezonden aan bevoegde autoriteiten. Bijvoorbeeld in het kader van dreigende of hangende juridische procedures of in het kader van gerechtelijke opsporingen en informatievragen.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging of protocol beschikken.

4 Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

Ingevolge de AVG mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen. DKBUZA garandeert dat geen overdracht naar derde landen voor gegevensverwerking of - opslag plaatsheeft zonder dat de nodige maatregelen werden genomen om te voldoen aan de beschermingsvereisten uit de AVG.

Op een verzoek tot doorgifte of het verstrekken van persoonsgegevens aan een land buiten de Europese Unie, gebaseerd op een rechterlijke uitspraak of een besluit van een administratieve autoriteit, zullen we enkel ingaan indien die rechterlijke uitspraak of dat besluit is gebaseerd op een internationale overeenkomst, zoals een verdrag inzake wederzijdse rechtsbijstand tussen het verzoekende derde land en de Unie of een lidstaat (onverminderd de andere gronden voor doorgiften aan een derde land vastgesteld in de AVG).

5 Hoelang bewaren we uw gegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens. Bovendien verwijderen we uw gegevens zonder onnodige vertraging wanneer u ons dit verzoekt (zie deel 6 van deze privacyverklaring).

6 Rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens:

Recht van bezwaar: Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang kan u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen. Dit recht van bezwaar heeft enkel opschortende werking indien uw belangen (rekening houdend met zijn specifieke situatie) op het eerste gezicht en uitdrukkelijk zwaarder wegen dan de dwingende belangen van DKBUZA.

  • Het recht op inzage in uw persoonsgegevens;

  • Het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;

  • Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;

  • Het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.

Verzoeken tot uitoefening van uw rechten kan u richten tot de functionaris voor gegevensbescherming (FG), in het Engels is dat de Data Protection Officer (DPO), via dpo.dkbuza@vlaanderen.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kan u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via dpo.dkbuza@vlaanderen.be.

Daarnaast kan u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, dit is de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC).

Koning Albert II Laan 15
Brussel 1210

België

+32 (0)2 553 20 85

contact@toezichtcommissie.be

7 De beveiliging van uw persoonsgegevens

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat op het risico afgestemd is. We houden daarbij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context, verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen.

DKBUZA treft in overeenstemming met het door het Stuurorgaan Vlaams Informatie en ICT-Beleid goedgekeurde informatieclassificatiemodel alle nodige technische en organisatorische maatregelen.

8 Wijzigingen in de privacyverklaring

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.

9 Contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming

Havenlaan 88, 1000 Brussel

dpo.dkbuza@vlaanderen.be